Vorlaufforschung auf dem Gebiet Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement (QS/QM) in der Forschung an Hochschulen für angewandte Wissenschaften im Förderzeitraum 2013/14

Projektlaufzeit:

01/2013 - 12/2014

Projektleitung (Fakultät):

Herr Prof. Dr. Matthias Richter (Elektrotechnik)

Kontakt:

Herr Prof. Dr. Matthias Richter

+49 (375) 536 1460
Matthias.Richterfh-zwickaude

Kooperationspartner:

Hochschule Zittau/Görlitz, Hochschule Mittweida, HTWK Leipzig, HTW Dresden

Fördermittelgeber:

SMWK

Stichworte bzw. Deskriptoren:

Managementsystem, Qualitätsmanagement, ISO 9001, Prozessmangement, Evaluation, Prozesse, Qualitätssicherung

Situation

Mit der Umsetzung des sächsischen Hochschulgesetzes erwachsen für die zentralen Hochschulverwaltungen neue Qualitätsanforderungen. Dies schließt neben der Sachqualität der Prozessabläufe auch Fragen der Kommunikationskultur und der umfassenden Verwirklichung des Servicegedankens in allen den Hauptprozessen Forschung unterstützenden, administrativen Tätigkeitsbereichen ein. Die Optimierung und regelmäßige Evaluation der Forschungstätigkeit an den Hochschulen ist nicht nur eine Verpflichtung aus dem Sächsischen Hochschulgesetz – vielmehr sind das die Grundlagen für eine erfolgreiche Arbeit der Forschenden.

Die fünf staatlichen sächsischen Hochschulen für Angewandte Wissenschaften stellten sich mit der Umsetzung des Projekts „Qualitätssicherung / Qualitätsmanagement in der Forschung“ den aktuellen Erfordernissen. In der ersten Projektphase 01/2012 – 12/2012 wurde ein „Qualitätszirkel“ der fünf projektbeteiligten Hochschulen geschaffen. Dieser Qualitätszirkel ist zuständig für die Bearbeitung des Projekts an den Einrichtungen, für die Kommunikation und Abstimmung mit verantwortlichen Struktureinheiten und für die Beförderung eines umfangreichen Erfahrungs- und Wissensaustausches. Innerhalb der Qualitätszirkel wurde auch in der folgenden Projektphase bis 2014 regelmäßig Arbeitsstände diskutiert, Ergebnisse kommuniziert und die Vernetzung mit externen Wissensträgern intensiviert. Er bildet ein Bindeglied zwischen den 5 Hochschulen, speziell im Bereich QS/QM.

Aufgabe

Ziel ist es, aufbauend auf den Ergebnissen der ersten Projektphase, in der Grundlagen geschaffen und der Ist-Stand analysiert wurden, in Phase II zielgerichtet Schwachstellen zu definieren und Umsetzungsmaßnahmen für deren Beseitigung zu konzipieren.

Die Arbeitsbereiche für die Projektphase 01/13-12/14 lassen sich folgendermaßen beschreiben:

Auswertung / Vergleich
Der Bereich Forschung blieb in allen Hochschulen bisher weitestgehend von Evaluation unberücksichtigt. Eine erste Befragung der Hochschullehrer zu den Forschungsrahmenbedingungen an ihrer Hochschule wurde 2012 im Projekt durchgeführt. Die Befragung wurde zunächst als Online-Umfrage an alle Hochschullehrer für jede Hochschule versandt. In vereinzelten Tiefeninterviews konnten individuelle Fragestellungen mit den Hochschullehrern diskutiert werden. Erste Ergebnisse der Befragung zur Qualitätsverbesserung waren u.a.: Konituierliche Verbesserung der Forschungsrahmenbedingungen, Kommunikation und Transparenz und regelmäßiger Wissens- und Erfahrungsaustausch. Aus diesen ersten Ergebnissen wurden im Folgeprojekt Verbesserungsstrategien erarbeitet.

Definieren von Handlungsschwerpunkten
Aus dem analysierten Bedarf heraus wurde eine strategische Zusammenfassung in Handlungsschwerpunkten erarbeitet. Diese wurden in einer Prioritätenliste erfasst und bearbeitet. Hierfür werden Prozesse und Abläufe beschrieben, Schwachstellen definiert und dafür Verbesserungsmaßnahmen konzipiert.

Umsetzungs- / Verbesserungsmaßnahmen konzipieren
Ein intensiver Wissensaustausch mit anderen Hochschulen und Forschungseinrichtungen wurde initiiert – und die Erfahrungen anderer werden an aktuelle Erfordernisse und Gegebenheiten angepasst. Unter Beachtung der eigenen Analyseergebnisse wurden Verbesserungsmaßnahmen konzipiert und umgesetzt.

Maßnahmen realisieren, evaluieren und festschreiben
Zur Realisierung der Maßnahmen ist es erforderlich, die Betroffenen in einen engen Dialog einzubinden. Deshalb erfolge 2013 und 2014 je eine Befragung an jeder Hochschule. Die Ergebnisse wurden auf Hochschulebene und Fakultätsebene ausgewertet und flossen in interne Berichte ein.

Ergebnis

Entwicklung eines Zielesystems für die Forschung an der WHZ
Es entstand ein Zielesystem für die Forschung an der WHZ in Form eines Managementkreises (kybernetischer Regelkreis). Es beinhaltet das Prinzip actio/reactio, auf jedes Abweichen von einem bestimmten Kurs (Soll ≠ Ist) muss die Hochschulleitung der WHZ eine Reaktion mittels Steuerung vornehmen. In das Zielesystem wurden das Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm), der Maßnahmenkatalog, die abgestimmten Forschungskriterien, die Zielvereinbarungen und die Forschungsdatenbank integriert. Die halbjährige Auswertung ermöglicht es der Hochschulleitung aufkommende Abweichungen zu analysieren und ggf. Maßnahmen einzuleiten, festgelegte Ziele bis Jahresende erreichen zu können. Der Regelkreis beinhaltet aus Sicht der Qualitätssicherung die Grundprinzipien des PDCA-Zyklus. Es dient als Controlling-Instrument der Planung, Kontrolle, Analyse und Steuerung der Zielvereinbarungen für den Bereich Forschung.

Konzeption einer Forschungsdatenbank
Die Forschungsdatenbank als Instrument der Qualitätssicherung, dient zukünftig der Verbesserung der Forschungsförderung und Forschungskommunikation sowie als Controlling–Instrument der Zielerreichung der WHZ für den Bereich Forschung. Die Forschungsdatenbank soll die Qualität als auch die Quantität der Forschungstätigkeiten der WHZ abbilden und somit einem breiten öffentlichen Interessentenkreis bekannt gemacht werden. Zielgruppen sind zum einen die Mitarbeiter und Studenten der WHZ aber auch potentielle Kooperationsunternehmen und Studienanfänger sowie Promovierende. Im Berichtszeitraum wurde der Prototyp eines Forschungsinformationssystems an der WHZ entwickelt und durch forschende Professoren und Mitarbeiter getestet.

Definition der Kriterien für die Evaluation von Forschungsleistungen
Innerhalb einer umfangreichen Recherche wurde untersucht, welche Forschungsleistungen als Indikator für Forschungsqualität an der WHZ herangenommen werden können. Zu den Forschungskriterien der WHZ zählten zunächst die Drittmitteleinnahmen, die Anzahl beantragter Projekte, Publikationen und Vorträge sowie wissenschaftliche Veranstaltungen und Messebeteiligungen. Diese wurden durch einen intensiven Austausch mit den sächsischen HAWn innerhalb des Qualitätszirkels sowie durch die Empfehlungen zum Kerndatensatz Forschung des Wissenschaftsrates um 2 Indikatoren Nachwuchsförderung, Gutachter-und Gremientätigkeit erweitert.

Förderung des Wissensaustauschs
Als Vorbereitung auf den hochschulübergreifenden Austausch erarbeitete der Qualitätszirkel der sächsischen HAWn einen Fragekatalog sowie eine Präsentation des Projekts. Schwerpunkte des Wissensaustauschs waren u.a. die Erfahrungen mit den an den Einrichtungen eingeführten qualitätssichernden Instrumenten und die Vorstellung des jeweiligen Qualitätsmanagements. Die Auswertung des Benchmarks diente den HAWn als Grundlage für weitere Handlungsschritte. Hervorzuheben ist der Austausch mit den Hochschulen Wildau, Fulda und Münster.

Entwicklung einer Prozesslandkarte und eines Prozessmanagements
Die WHZ hat sich den Aufbau eines integrierten Prozessmanagements zum Ziel gesetzt. Daraufhin wird eine interne QM-Arbeitsgruppe der Bereiche Lehre, Forschung und Verwaltung gegründet. Die Mitglieder geben sich gegenseitige Unterstützung, unter anderem bei der Erstellung von Prozessen und der Auswahl einer geeigneten Software für die Prozessdokumentation und –verwaltung. Dazu treffen sich auch hochschulübergreifend die Mitglieder des Qualitätszirkels.

Verbesserung der Forschungskommunikation und der Nachwuchsförderung
Neben der Forschungsdatenbank wurde das Promotionskolloquium als Austauschsmöglichkeit an der WHZ eingeführt. Ein weiteres Instrument ist die Veranstaltung von regelmäßigen Forschungsforen, um die Zusammenarbeit der Fakultäten sowie die Vernetzung mit der Wirtschaft zu fördern.